Sammanfattning av förstärkning av organisk verkställighet (SOE): De sju viktigaste förändringarna att bevaka när tidsfristen 2024 närmar sig
Den slutliga regeln Strengthening Organic Enforcement (SOE ) från USA:s jordbruksdepartement (USDA) utgör den största förändringen av National Organic Program (NOP) sedan starten 2001. Enligt Organic Trade Association (OTA), som spelade en viktig roll i införandet av den nya SOE-regeln, innebär uppdateringen att "luckor i de nuvarande bestämmelserna täpps till och att konsekventa certifieringsmetoder skapas för att upptäcka och förhindra bedrägerier, förbättra transparensen och spårbarheten för ekologiska produkter i hela leveranskedjan och skydda den ekologiska integriteten för att stödja en fortsatt tillväxt av den ekologiska marknaden".
Företag kan vända sig till ett antal resurser för att lära sig mer, inklusive den fullständiga sammanfattningen av Organic Trade Association's SOE-finalregel, Federal Registersformella meddelanden om SOE-ändringen och en officiell jämförelse sida vid sida av det ursprungliga regelverket för det ekologiska programmet och den nya SOE-regeln.
När är sista dagen för att följa den nya SOE-regeln?
Tidsfristen för att följa den nya slutregeln för Strengthening Organic Enforcement (SOE) är den 19 mars 2024. Alla berörda företag och organisationer förväntas förstå, ha implementerat och följa den slutliga SOE-regeln senast det datumet.
Vem påverkas?
USDA förväntar sig att den nya SOE-regeln kommer att påverka alla producenter, förädlare, hanterare av ekologiska produkter samt alla certifieringsorgan och inspektörer för ekologiska produkter. Dessutom måste deltagare i den ekologiska leveranskedjan som för närvarande inte är certifierade som ekologiska uppfylla kraven.
Företag som aldrig tidigare har behövt bli certifierade enligt USDA Organic måste nu följa dessa standarder om de vill fortsätta att vara en del av den ekologiska leveranskedjan. SCS Global Services drar nytta av vår 20-åriga erfarenhet av att stödja företag med ekologisk certifiering för att erbjuda dessa sju viktigaste SOE-regeländringar som vi anser att företag måste vara medvetna om nu.
De sju största förändringarna enligt SOE Final Rule
1. Utökade ekologiska certifieringar och nya undantag
Den nya SOE-regeln medför utökade krav på ekologisk certifiering tillsammans med specifika nya (men begränsade) undantag. Noterbart är att certifieringen utvidgas till att omfatta verksamheter som "handlar, underlättar försäljning eller handel på uppdrag av en säljare eller sig själv, importerar och/eller exporterar ekologiska produkter", förklarar Organic Trade Association. Viktigt är att mäklare, exportörer, handlare och vissa andra som tidigare ansågs vara undantagna från certifiering nu måste bli certifierade - såvida dessa verksamheter inte uppfyller kraven för ett undantag.
Aktörer kan planera för att vissa lågriskverksamheter ska anses vara undantagna. Lågriskverksamheter kan omfatta mycket små verksamheter och vissa försäljningsställen som, vilket OTA klargör, inte bearbetar ekologiska produkter eller som "bearbetar" endast i den meningen att de hanterar tidigare förpackade och förseglade ekologiska produkter vid den slutliga försäljningsplatsen. Och även om transportörer som "endast flyttar ekologiska produkter mellan certifierade verksamheter eller lastar om mellan olika transportsätt" inte behöver vara individuellt certifierade, blir dessa aktörer i själva verket ansvariga för de certifierade verksamheter som lastar eller tar emot produkten.
2. NOP-importcertifikat och databasen för ekologisk integritet
Enligt den slutliga SOE-regeln måste alla importerade ekologiska produkter deklareras till US Customs and Border Patrols (CBP) ACE-system (Automated Commercial Environment) med hjälp av data som kommer från ett NOP-importcertifikat (National Organic Program).
NOP-importcertifikatet genereras av exportörens ackrediterade certifierare i NOP Organic Integrity Database(INTEGRITY), som fungerar som ett register över certifierade ekologiska verksamheter. NOP-importcertifikat och INTEGRITY-databasen spelar en viktig roll i slutregeln Strengthening Organic Enforcement eftersom certifierare systematiskt kommer att kunna spåra och dokumentera verksamheternas olika nivåer av efterlevnad. I databasen kommer certifierarna också att kunna betrakta vissa verksamheter som "övergångsverksamheter" - en formell beteckning som innebär att en verksamhet ännu inte är fullt certifierad.
Enligt USDA:s formella meddelanden i juni 2023 finns det några fördelar med att ange vissa verksamheter som övergångsverksamheter i databasen. Listade övergångsverksamheter kan vara berättigade till skördeförsäkring under övergångsperioden, och att slutföra en organisk systemplan (OSP) "ger en tidig mekanism för verksamheter att få kontakt med en certifierare, lära sig de ekologiska reglerna och implementera kompatibla system med avseende på metoder, materialanvändning och registerhållning." Förutom att hjälpa certifierare att bygga relationer med en övergångsverksamhet kan övergångsprocessen också bidra till att förhindra ett potentiellt och oväntat nekande av ekologisk certifiering vid en senare tidpunkt.
3. Spårbarhet i leveranskedjan och förebyggande av bedrägerier
Behovet av att förbättra bedrägeribekämpning och spårbarhet initierade en uppdatering av de befintliga organiska reglerna, vilket gör att denna del av SOE:s slutregel sticker ut som betydande och viktig. På en grundläggande nivå måste verksamheterna "inkludera en plan för bedrägeribekämpning i sin Organic System Plan (OSP)", skriver OTA. Sådana planer bör beskriva de "övervakningsmetoder och förfaranden som varje aktör använder för att förhindra ekologiskt bedrägeri och verifiera leverantörer och ekologisk produktstatus". Verksamheterna förväntas föra register över varje transaktion, som sträcker sig från inköp eller förvärv från produktion till försäljning eller transport. Dessa register måste kunna spåras tillbaka till den senast certifierade verksamheten i deras leveranskedja och bör identifiera jordbruksprodukter som ekologiska.
I detta avseende kommer certifierarna också att ansvara för att identifiera högriskverksamheter och högriskprodukter samt vara beredda att "genomföra riskbaserade spårbarhetsrevisioner av leveranskedjan" som syftar till att identifiera och spåra förflyttningar av produkter längs hela leveranskedjan. Viktiga förflyttningar i leveranskedjan omfattar försäljning, förvaring, hantering och verifiering av produkters ekologiska status. OTA understryker att certifierare förväntas samarbeta med varandra i bedrägeriutredningar och rapportera trovärdiga bevis på bedrägeri till USDA.
4. Märkning av behållare som inte är avsedda för detaljhandeln
En annan viktig del av den nya SOE-regeln gäller behållare som inte är avsedda för detaljhandeln, som nu måste innehålla ekologisk identifiering (förkortningar eller akronymer är okej) och information som en lotskod som länkar behållaren till verifieringsspårsdokumentationen. Spårningsdokumentationen som är kopplad till en behållare som inte säljs i detaljhandeln måste identifiera den senaste certifierade verksamheten som hanterade produkten och innehålla tillräcklig information och specifikationer för att fastställa produktens källa, ägarbyte och transport.
5. Ekologiska certifikat och datarapportering
Detta avsnitt av den nya SOE-regeln förväntar sig också att certifierare utnyttjar data som lagras i samma Organic Integrity Database (INTEGRITY) som nämns i avsnittet NOP Import Certification ovan. Men den nya vägledningen för ekologisk certifiering och datarapportering enligt SOE innebär att certifierare kommer att behöva generera standardiserade ekologiska certifikat från INTEGRITY. Certifikaten förväntas använda ett standardiserat format och datafält. Och även om unika tillägg får bifogas certifikaten måste tilläggen innehålla viss information, t.ex. verksamhetens unika INTEGRITY-identifieringsnummer och en länk till verksamhetens profil i INTEGRITY.
Ekologiska certifikat och standardiserad rapportering av data är en viktig del av den nya SOE-regeln på grund av den roll som dessa komponenter spelar för spårbarhet och för att stödja den större ansträngningen att förhindra bedrägerier vid varje punkt längs leveranskedjan. För detta ändamål måste certifierare upprätthålla aktuella och korrekta uppgifter för alla verksamheter som är certifierade i INTEGRITY.
Enligt OTA är några av de obligatoriska datafält som certifierare kan förvänta sig att rapportera via dessa certifierade formulär: certifieringsstatus, omfattning(ar) av certifieringen och de ekologiska råvaror som hanteras av verksamheten. Viktigast här är den obligatoriska rapporteringsperioden på 72 timmar från det att en verksamhet tillfälligt upphävs, återkallas eller lämnar in sin certifiering.
6. Producentgruppens verksamhet
Producentgrupper, som tidigare kallades "odlargrupper", har varit och kommer att fortsätta att vara berättigade till ekologisk certifiering enligt en organisk systemplan (OSP), konstaterar OTA. För första gången lägger den slutliga SOE-regeln till "specifika krav för gruppcertifiering till NOP-förordningarna" - det betyder att för att producenter ska kvalificera sig för certifiering som grupp måste de uppfylla specifika behörighetskriterier. Till exempel måste medlemmarna vara organiserade i produktionsenheter som alla använder gemensamma produktionsmetoder och insatsvaror och använder centraliserad insamling, bearbetning, distribution, marknadsföringssystem och anläggningar.
Producentgrupper måste använda ett internt kontrollsystem (ICS) för att säkerställa att varje medlem i gruppen uppfyller alla ekologiska krav och genomför interna inspektioner, upprätthåller spårbarhetsregister, inklusive andra aktiviteter som utbildning, övervakning och revision. Var och en av dessa komponenter arbetar tillsammans för att stödja gruppens övergripande sammanhållning och efterlevnad.
Viktigast av allt är att detta avsnitt av SOE:s slutregel handlar om hur certifierare förväntas verifiera producentgruppens övergripande efterlevnad som dokumenteras i gruppens interna kontrollsystem (ICS) genom regelbundna inspektioner på plats. I synnerhet kommer (ICS) att användas som grund för att bedöma producentgruppen inte bara genom inspektioner på plats, utan också genom att genomföra vittnesrevisioner av de interna inspektörerna och en direkt inspektion av ett urval av enskilda medlemmar.
USDA tillhandahåller en exakt beräkning för att hjälpa certifierare att avgöra hur stor andel av medlemmarna i en viss producentgrupp de bör planera att inspektera minst 1,4 gånger kvadratroten av det totala antalet medlemmar eller 2% av det totala antalet medlemmar i producentgruppen - dock kommer provtagningsfrekvensen ofta att vara mycket högre. Alla högriskmedlemmar och alla hanteringsanläggningar måste inspekteras årligen.
USDA tillhandahåller en jämförelse sida vid sida av det ursprungliga språket i Organic Regulations och den nya texten i Strengthening Organic Enforcement final rule. Och även om uttrycket "högrisk" bara förekommer två gånger i denna jämförelse, är det viktigt att notera att USDA förväntar sig att medlemmarna i producentgruppen definierar vad de anser vara högrisk i sitt eget interna kontrollsystem - och sedan dokumenterar hur de hanterar dessa högriskverksamheter så att gruppen kan upprätthålla efterlevnaden.
7. Inspektioner på plats och oanmälda inspektioner
Inspektörerna måste genomföra massbalansrevisioner ("in-out") och spårbarhetsrevisioner ("trace-back") under alla årliga inspektioner på plats. "Massbalansrevisioner verifierar att kvantiteter av ekologiska produkter och ingredienser som produceras eller köps in används, lagras, säljs eller transporteras av verksamheten", förklarar OTA. Trace-back- eller spårbarhetsrevisioner bidrar till att säkerställa att ekologiska produkter och ingredienser kan spåras från inköpstillfället till produktion, försäljning och transport.
Certifierare är ansvariga för att genomföra oanmälda inspektioner av minst 5% av de verksamheter som de certifierar, förklarar OTA. Och även om en oanmäld inspektion kan vara begränsad i sin omfattning måste den fortfarande genomföras utan någon förvarning till operatören - exakt inte mer än fyra timmar innan inspektören anländer till platsen.
Det är bara några veckor kvar till deadline - är ditt företag förberett?
Deadline den 19 mars närmar sig med stormsteg och USDA uppmanar alla företag som behöver hjälp med att navigera eller anpassa sina arbetsflöden för att uppfylla SOE-reglerna att agera omedelbart. På SCS är vi stolta över att inte bara vara en källa till kunskap och insikt om de kommande förändringarna, utan också en strategisk partner som hjälper företag att navigera genom hela SOE-regelverket och hela USDA:s ekologiska certifieringsprocess.
Vart vänder jag mig för att få veta mer om SOE?
SCS rekommenderar att man börjar med den fullständiga texten till den slutliga regeln , National Organic Programs webbplats, Organic Trade Associations (OTA) SOE Fact Sheet och Agricultural Marketing Services (AMS) SOE Fact Sheet. Till hjälp är också USDA:s jämförelse sida vid sida av det ursprungliga språket i den organiska förordningen och den nya SOE.
För mer information, vänligen kontakta:
Försäljningschef - produktkrav
+1-510-993-0235
