Rapportering av konfliktmineraler

Vår Supply Chain Services-division har hjälpt företag att definiera och implementera inköpspolicyer och upprätta riskbaserade due diligence-processer sedan Dodd-Frank Act Section 1502 antogs 2010. Vi använder ett globalt nätverk av expertrevisorer för att tydligt kommunicera målen för ert system för due diligence av konfliktmineraler samt samla in och validera bevis på efterlevnad.

Process

1. Utveckla inköpspolicy (valfritt)

   Vi arbetar tillsammans med dig för att definiera inköpspolicyer för viktiga produkter och produktkomponenter. Trovärdiga certifieringssystem som är tillgängliga för dessa föredragna attribut identifieras i din inköpspolicy.

2. Upprätta riskprofiler

   Vi skapar en riskprofil för varje produktkomponent genom att ta hänsyn till både sannolikheten för att konfliktmineraler ingår i komponenten och det belopp som spenderas per komponent. Detta tillvägagångssätt gör att du kan begränsa din lista över målleverantörer på ett korrekt sätt och påskynda din utvecklingsprocess för due diligence.

3. Kartläggning av leveranskedjan

   Vi upprättar ett spårbarhetsprogram för leverantörer för att kartlägga din leverantörskedja, inklusive dess omfattning och komplexitet. Målet är att identifiera potentiella konfliktmineraler som kan användas i din produkt eller produktionsprocess. Vi identifierar först RMAP-kompatibla smältverk och raffinaderier. För högriskleverantörer som köper in från ocertifierade anläggningar gör vi ytterligare undersökningar för att kartlägga specifika gruvor eller ursprungsplatser. Våra checklistor baseras på Conflict Mineral's Reporting Template (CMRT). Vi samarbetar regelbundet med leverantörer av mjukvarulösningar för att samla in nödvändiga uppgifter om era leverantörer.

4. Reaktion på identifierade risker

   Vi identifierar kritiska luckor och risker i ert nuvarande system, i enlighet med rekommendationerna i OECD:s Due Diligence Guidance eller ramverk som RMI:s RMAP.

Du måste lämna in en konfliktmineralrapport (CMR) om din produkt eller produktionsprocess innehåller tantal, tenn, volfram och guld (även kallat "CM 3TG") som kommer från något av de "omfattade länderna" och om dessa mineraler inte kommer från skrot eller återvunna källor. SEC:s slutliga regel anger att Conflict Minerals Report måste granskas av en oberoende revisor från den privata sektorn på årsbasis.

Revisionsprocessen

1. Skicka in rapport om konfliktmineraler

   Vi utvärderar din CMR, beskrivningar av nyckelpersoner och ansvarsområden, standardrutiner för spårbarhetssystem och riskhantering, policyer för konfliktmineraler och andra relaterade dokument.

2. Skicka in poster

   Skicka dina dokument till oss, inklusive: leverantörsavtal, leverantörskommunikation, riskbedömningar, riskhanteringsplaner, protokoll från ledningsmöten och eventuella revisionsrapporter eller utvärderingar som genomförts av ditt företag eller oberoende revisorer.

3. Intervjuer

   Vi genomför intervjuer med relevant personal, konsulter och leverantörer.

4. Utvärderingsrapport

   Vi tillhandahåller en sammanfattande rapport baserad på rapporteringskraven i GAO:s "Yellow Book" och vägledning från American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). En checklista baserad på OECD:s vägledning och relevanta tillägg tillhandahålls också; varje indikator kontrolleras mot det system för tillbörlig aktsamhet som rapporteras i CMR. Samma checklista används för att ange relevanta bevis som samlats in till stöd för de övergripande slutsatserna.

5. Beslut om verifiering

   Baserat på de bevis och den information som lämnats drar vi slutsatsen att utformningen av ert ramverk för tillbörlig aktsamhet, som det beskrivs i rapporten om konfliktmineraler, överensstämmer med de kriterier som anges i OECD:s riktlinjer.

6. Förnyelse

   För att uppfylla SEC:s rapporteringskrav krävs årlig revision av rapporteringen.

Vad är Dodd-Frank Act avsnitt 1502?

Dodd-Frank Section 1502 antogs av den amerikanska kongressen 2010, som ett svar på oron över försäljningen av konfliktmineraler som används för att finansiera regionala konflikter i Demokratiska republiken Kongo (DRK) och nio angränsande länder ("Omfattade länder"). Avsnitt 1502 kräver att publika bolag redovisar all användning av mineraler som kommer från gruvdrift i dessa konfliktregioner. Beslutet gäller alla SEC-"emittenter" (inklusive utländska emittenter) som tillverkar eller ingår avtal om att tillverka produkter där konfliktmineraler är nödvändiga för produktens funktionalitet eller produktion.

Vilka är de "omfattade länderna"?

De tio länderna är Demokratiska Republiken Kongo (DRK), Centralafrikanska Republiken, Republiken Kongo, Tanzania, Burundi, Sydsudan, Zambia, Rwanda, Angola och Uganda.

Vilken nivå av information kräver SEC att du rapporterar?

Den slutliga regeln från US Securities and Exchange Commission (SEC) innehåller ett trestegsförfarande för att fastställa vilken informationsnivå du måste tillhandahålla om dina produkter:

1. Fastställ om dina produkter innehåller konfliktmineraler - Dodd-Frank avsnitt 1502 definierar "konfliktmineraler" som kassiterit, columbit-tantalit, guld och wolframit, samt derivat av dessa. Avsnitt 1502 gäller för tillverkade produkter som innehåller konfliktmineraler som anses vara "nödvändiga" för funktionaliteten hos din tillverkade produkt eller produktens produktionsprocess. De flesta återförsäljare av egna märkesvaror är undantagna.
2. Genomföra en "rimlig undersökning av ursprungsland" (RCOI) för att fastställa källan till dina konfliktmineraler - Denna undersökning genomförs för att fastställa om konfliktmineraler som används i din produktion eller produktionsprocess har sitt ursprung i något av de omfattade länderna. Du behöver inte utöva tillbörlig aktsamhet om dessa konfliktmineraler inte kommer från de omfattade länderna eller härrör från återvunna eller skrotade källor; du måste dock lämna in en årlig informationsrapport via SEC Form SD, som beskriver den RCOI som du använde för att fastställa din "konfliktfria" status.
3. Utöva tillbörlig aktsamhet för att avgöra om du direkt eller indirekt finansierar väpnade grupper - Tillbörlig aktsamhet krävs om konfliktmineraler är "nödvändiga" för din verksamhet, inte kommer från återvunna källor eller skrot och har sitt ursprung i de länder som omfattas. Due diligence är en process för att fastställa om dina mineraler direkt eller indirekt finansierar eller gynnar väpnade grupper. I så fall måste du lämna in en rapport om konfliktmineraler som en bilaga till SD-formuläret.

Vilka lagstadgade tidsfrister finns för revision av rapportering av konfliktmineraler?

SEC beviljar en tillfällig övergångsperiod för företag att etablera nödvändiga spårbarhetssystem i de länder som omfattas. Om du under denna period finner att det är "obestämbart" om din produkt eller produktionsprocess innehåller konfliktmineraler, måste du offentliggöra dina resultat och beskriva de åtgärder du har vidtagit för att utöva tillbörlig aktsamhet om källan och spårbarhetskedjan för dina konfliktmineraler. Denna frist löper ut 2016 för stora företag och 2018 för små företag. Efter respitperioden krävs IPSA:er för företag som fastställer att de har konfliktmineraler från de länder som omfattas.

Vilka ramverk är godtagbara för att utföra Due Diligence?

Den slutliga regeln kräver att due diligence genomförs med hjälp av ett nationellt eller internationellt erkänt ramverk för due diligence (t.ex. 2011 Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas).