Översikt över företaget
SCS Global Services är en pionjär och ledare inom hållbarhetsstandarder och tredjepartscertifiering och har i över 40 år arbetat inom naturresurser, byggd miljö, livsmedel och jordbruk, konsumentprodukter och klimatsektorn. Som ett Benefit Corporation är vi engagerade i socialt och miljömässigt ansvarsfulla affärsmetoder, och genom att tillämpa sund vetenskap driver vi positiv förändring.

Jobböversikt
Executive Coordinator på SCS Brasilien spelar en avgörande roll i arbetet med att stödja den dagliga administrativa, ekonomiska och operativa verksamheten hos SCS Brasilien. Tjänsten fungerar som en sekundär kontaktpunkt mellan det lokala teamet i Brasilien, SCS globala huvudkontor, externa redovisningspartner och banker. Den verkställande koordinatorn stöder hanteringen av bankkonton, säkerställer korrekt och regelrätt användning av bankresurser samt samordnar betalningar och andra bankrelaterade behov. Rollen kräver starka organisatoriska färdigheter, exceptionell uppmärksamhet på detaljer och förmågan att effektivt samordna mellan flera avdelningar för att säkerställa en smidig och regelrätt verksamhet.


Viktiga arbetsuppgifter och ansvarsområden

Stöd inom finans och bankväsende

• Stödja hanteringen av bankkonton för att säkerställa korrekt användning, dokumentation och efterlevnad av interna kontroller
• Fungera som sekundär kontaktperson gentemot lokala banker och bistå med kontohantering, betalningar, avstämningar och löpande bankärenden
• Stödja faktureringsprocesser, inklusive fakturakontroll, uppföljning och samordning med kundreskontra
• Spåra, organisera och hantera den ekonomiska dokumentation som krävs för interna revisioner och granskningar

Redovisning och gränssnitt mot huvudkontoret

• Fungera som den dagliga operativa länken mellan verksamheten i Brasilien, huvudkontoret och det externa revisionsföretaget
• Se till att finansiella uppgifter, dokument och förtydliganden delges huvudkontoret och redovisningspartnerna i god tid
• Stödja processerna vid månads- och årsslutet genom att samordna information, rapporter och godkännanden

Verksamhet och rapportering

• Underhålla och uppdatera Salesforce-rapporter som rör SCS Brasiliens verksamhet
• Säkerställa datakvalitet, enhetlig rapportering och snabb inlämning av regionala resultatuppgifter

Efterlevnad, dokumentation och standardrutiner

• Hantera och upprätthålla dokumentation avseende myndighetskrav, inklusive INMETRO-relaterade register och certifieringar
• Uppdatera och underhåll användarvillkoren efter behov, och se till att de överensstämmer med huvudkontorets riktlinjer och lokala bestämmelser
• Bidra till att utarbeta, uppdatera och underhålla standardrutiner (SOP) för verksamheten i Brasilien
• Se till att dokumentationen är välorganiserad, versionshanterad och lättillgänglig

Administrativ och operativ samordning

• Fungera som central kontaktpunkt för inköpsförfrågningar från alla avdelningar i Brasilien
• Samordna leverantörsförfrågningar, interna godkännanden och dokumentflödet i samband med inköp och operativa behov
• Stödja de allmänna administrativa uppgifter som krävs för att säkerställa en smidig daglig verksamhet inom alla avdelningar

Minimikrav på kvalifikationer

• Kandidatexamen i företagsekonomi, verksamhetsledning eller motsvarande område. samt
• Erfarenhet av administrativa, ekonomiska eller operativa stödroller samt
• Erfarenhet av att arbeta med banker, revisionsbyråer och/eller finansiell kontroll
• God organisationsförmåga och sinne för detaljer
• Förmåga att hantera konfidentiell och känslig finansiell information
• God kunskap i Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Flytande engelska och portugisiska (i tal och skrift)
• God kommunikationsförmåga, särskilt i tvärfunktionella och internationella sammanhang
• Förmåga att hantera flera prioriteringar och förfrågningar från olika avdelningar
• Behärskar arbete med processer, dokumentation och efterlevnadskrav
• Hög integritet och ansvarskänsla

Företrädesvis kvalifikationer

• Erfarenhet av Salesforce
• Proaktiv, pålitlig och lösningsinriktad inställning
• Talar flytande spanska

Ovanstående beskrivning är avsedd att beskriva den allmänna karaktären och nivån på det arbete som utförs. Den är inte avsedd att vara en uttömmande förteckning över alla ansvarsområden, arbetsuppgifter och färdigheter som krävs. Ytterligare arbetsuppgifter utanför det normala ansvaret kan krävas från tid till annan enligt uppdrag.

Distansarbete
SCS rekryterar till alla lediga tjänster med distansarbete som standard, vilket ger våra medarbetare möjlighet att arbeta flexibelt och gör det möjligt för SCS som företag att bredda erfarenheterna och perspektiven hos vår växande personalstyrka. Tjänsten utförs från hemmakontor och kan innebära resor inom närområdet, i landet och/eller utomlands. Närmare detaljer kommer att klargöras under rekryteringsprocessen.

Uppskattad månadslön i CLT
R$6 500 – R$7 600 + förmåner

EEOC-uttalande
SCS erbjuder lika möjligheter till anställning (EEO) för alla anställda och sökande oavsett ras, hudfärg, religion, kön, sexuell läggning, könsidentitet eller uttryck, nationellt ursprung, ålder, funktionsnedsättning, genetisk information, civilstånd, amnesti eller status som skyddad veteran i enlighet med tillämpliga federala, delstatliga och lokala lagar. SCS följer tillämpliga delstats- och lokala lagar som reglerar icke-diskriminering i arbetslivet på alla platser där företaget har verksamhet. Denna policy gäller alla anställningsvillkor, inklusive, men inte begränsat till, anställning, placering, befordran, uppsägning, permittering, återanställning, förflyttning, tjänstledighet, ersättning och utbildning.