SOE Organic Fraud Prevention - Vad varje företag behöver veta
I takt med att tidsfristen för genomförandet av den slutliga SOE-regeln (Strengthening Organic Enforcement) från United States Department of Agriculture (USDA), som löper ut den 19 mars 2024, snabbt närmar sig, ser företagen till att deras ekologiska verksamheter uppfyller de nya kraven. Med utgångspunkt i behovet av att förhindra bedrägerier i den ekologiska leveranskedjan kommer SOE:s slutregel att bidra till att stärka konsumenternas förtroende för USDA:s National Organic Program (NOP) Organic Seal. Med detta sagt är konsumenternas fortsatta förtroende för USDA Organic Seal i hög grad beroende av att de ekologiska aktörerna gör sitt bästa för att identifiera, utrota och förhindra bedrägerier i varje steg av leveranskedjan.
De viktigaste förändringarna som kommer från SOE är det obligatoriska utarbetandet och samordningen av en plan för det ekologiska systemet (OSP) - som även måste omfatta en plan för förebyggande av ekologiskt bedrägeri (OFPP). I sin Organic Fraud Prevention Guide skriver Organic Trade Association (OTA): "Nya aktiviteter och USDA-undersökningar har avslöjat produkter som bedrägligt märkts som ekologiska och luckor i den komplexa ekologiska leveranskedjan, särskilt när det gäller ekologisk import. Försämrade leveranskedjor på grund av bedrägerier kan urholka konsumenternas förtroende för integriteten hos det ekologiska varumärket. Det krävs kraftfulla åtgärder för att förbättra effektiviteten i kontrollerna i hela leveranskedjan för ekologiska produkter"(se sidan 2 i OTA:s Organic Fraud Prevention Guide).
Detta ökade fokus på att förebygga bedrägerier kommer att ha en betydande inverkan på hur hela den ekologiska sektorn och tillhörande leveranskedjor fungerar. Nedan går SCS igenom de viktigaste komponenterna och resonemanget bakom specifikationerna i de nya OFPP-kraven och hjälper ditt företag att komma igång med relevanta resurser.
Hur definieras bedrägeri med ekologiska produkter?
OTA definierar ekologiskt produktbedrägeri som en "avsiktlig, vilseledande eller bedräglig handling som utförs för olaglig ekonomisk vinning". Exempel på detta kan vara "förfalskning, substitution, förfalskade register och avsiktlig felmärkning av varor, samt falska uppgifter i ansökningar, ekologiska systemplaner och under inspektioner", förklarar OTA. Bland andra SOE-överväganden förväntas en ekologisk aktör inte bara vara medveten om möjligheter till bedrägeri längs den ekologiska leveranskedjan både före och efter den enskilda organisationens engagemang, utan också utveckla ett system för att dokumentera och förhindra dessa fall av bedrägeri genom sin OSP:s plan för förebyggande av ekologiskt bedrägeri.
Därför är det viktigt för varje företag att känna till och förstå sina produkter och alla risker som är förknippade med dem. Sådana risker kan omfatta relevanta transaktionspunkter längs leveranskedjan, varje produkts geografiska historia, varje leverantörs eller tjänsteleverantörs ekonomiska status samt produktens och alla leverantörers, speditörers, mäklares och distributörers allmänna historia. Att känna till denna information för alla leverantörer kommer att vara avgörande, liksom att förstå de exakta verifieringsåtgärderna och eventuella luckor längs vägen.
Hur fungerar OSP enligt den slutliga SOE-regeln?
En OSP - och särskilt den obligatoriska OFPP-komponenten - mobiliserar flera viktiga funktioner i den slutliga SOE-regeln. En av funktionerna i OSP är att beskriva de övervakningsmetoder och förfaranden som används för att verifiera att leverantörer inom en certifierad ekologisk verksamhets leveranskedja är lämpligt certifierade för verksamhetens aktiviteter, omfattning och komplexitet, och bekräftar statusen för jordbruksprodukter som tas emot av verksamheten. OFPP:s funktion är att upptäcka och förhindra bedrägerier längs en verksamhets hela ekologiska leveranskedja.
Det är viktigt att notera att verksamheten själv är ansvarig för att utforma och implementera sin egen OFPP som en del av sin större OSP.
Vad händer om mitt företag inte har en OFPP?
En plan för ekologiska system och en åtföljande plan för förebyggande av ekologiska bedrägerier är obligatoriska enligt den nya SOE-regeln. Den 19 mars är deadline för att alla ekologiska verksamheter ska uppfylla kraven, och företagen kommer att vilja vidta omedelbara åtgärder för att uppfylla dessa nya krav.
SCS har tagit fram ett formulär som organisationer kan använda som en Organic Fraud Prevention Plan. När formuläret är ifyllt kan det skickas in tillsammans med alla relevanta tillägg eller bilagor för att fungera som en jämförbar OFPP.
Leverantörskedjan och kritiska kontrollpunkter (CCP)
Alla ekologiska företag bör börja sin OFPP med att kartlägga sin leveranskedja och identifiera kritiska kontrollpunkter (CCP) för varje väsentlig ekologisk leverantör längs vägen. En CCP avser ett specifikt steg i en process eller leveranskedja där kontrollåtgärder är nödvändiga för att förebygga, eliminera eller minska risken samtidigt som man säkerställer att en produkts eller leveranskedjas integritet upprätthålls.
Organisationer med befintliga flödesscheman, diagram, kartor eller andra sätt att illustrera sin leveranskedja och dessa CCP:er kan inkludera sådan dokumentation som ett tillägg till sin OFPP och göra anpassningar efter behov för att specifikt identifiera CCP:er för ekologiskt bedrägeri.
Verksamheter som kartlägger sin leveranskedja för första gången bör identifiera alla inkommande ingredienser, produkter och tjänster som representerar hela verksamhetens leveranskedja. Denna information kan omfatta specifika ingrediensgrupper, certifieringsstatus för varje enhet i leveranskedjan, var varje leverantör finns, detaljer om transport- och lagringshändelser samt alla andra hanteringsaktiviteter. Framför allt måste en verksamhet identifiera och lyfta fram CCP:n i hela leveranskedjan.
Sårbarhetsanalys
En annan viktig komponent i en verksamhets plan för att förebygga ekologiska bedrägerier är sårbarhetsanalysen. Sårbarhetsbedömningen är en systemisk utvärdering som identifierar och analyserar svagheter eller känsligheter inom ett ekologiskt system och gör det möjligt för verksamheten att föra fram sin kunskap om potentiella risker och svaga punkter i hela leveranskedjan. Bedömningen hjälper en verksamhet att förstå dessa risker och klargöra alla relevanta händelser eller transaktioner som kan äventyra den ekologiska integriteten hos dess produkter. Det är viktigt att sårbarhetsanalysen också gör det möjligt för en verksamhet att utveckla genomförbara strategier för att förebygga och minska risken för bedrägeri för varje CCP som identifierats under utvärderingen av leveranskedjan och diagrammet. Sårbarhetsbedömningen måste innehålla en förklaring av verksamhetens process för att utföra en sårbarhetsbedömning, inklusive åtgärder som vidtagits och faktorer som beaktats.
Komponenterna i sårbarhetsanalysen kan delas in i två olika kategorier:
- Produktbedömning och faktorer som påverkar leveranskedjan
- Sårbarhetsfaktorer inom företaget
Sårbarhetsbedömningen bör ta hänsyn till var trycket, möjligheten och skälen till bedrägeri finns, både utanför och inom organisationen. Om till exempel en leverantör eller en anställd har en anledning att begå bedrägeri, möjlighet att göra det utan att bli upptäckt och kan rättfärdiga sitt beteende, ökar sannolikheten för bedrägeri.
Ytterligare information att inkludera i en OFPP
Verksamheter som utvecklar sitt OFPP måste också inkludera en förklaring av sitt program för verifiering av leveranskedjan, en förklaring av sina utbildnings- och rapporteringsprotokoll och en tydlig representation av hur OFPP mäts, övervakas och kontinuerligt förbättras.
Vart vänder jag mig för att få veta mer om SOE?
SCS rekommenderar att man börjar med den fullständiga texten till den slutliga regeln , National Organic Programs webbplats, Organic Trade Associations (OTA) SOE Fact Sheet och Agricultural Marketing Services (AMS) SOE Fact Sheet. Till hjälp är också USDA: s jämförelse sida vid sida av det ursprungliga organiska regleringsspråket och den nya SOE. Organisationer som har frågor eller funderingar kring implementeringsdatumet 19 mars 2024 eller kring certifiering enligt USDA Organic-standarden bör kontakta SCS Global Services direkt så snart som möjligt.
För mer information, vänligen kontakta:
Försäljningschef - produktkrav
+1-510-993-0235
