Innovationer för revision av livsmedelssäkerhet

Våra nya, virtuellt aktiverade revisioner på plats och på distans ger jämförbara, trovärdiga bedömningar och resultat i dessa tider av minskad tillgänglighet på plats. Bland fördelarna kan nämnas:

Alla aspekter som omfattas av traditionella 1-dagars (t.ex. GMP-nivå) och 2-dagars (t.ex. GFSI-[lb1]-nivå) revisioner på plats, inklusive efterlevnad av administration/policy, identifiering och granskning av korrigerande åtgärder, säkerhet och personalskydd för en fullständig revision

• Utnyttjar högupplöst 360° sfärisk inspelad kamerateknik som kan användas för både kontinuerlig video och granskning bild för bild, liksom för videokommunikation via livestream och videoövervakning på distans
• Tillåter tidsstämpling av revisionen samt GPS-koordinater för validering
• Optimera livestream-anslutningen när du är på plats på grund av närheten (t.ex. via wifi-förstärkare)
• Genom ett nära samarbete med din livsmedelssäkerhetspersonal på plats kan vår revisor utnyttja deras expertis i realtid och stärka deras interna roll när det gäller att driva fram resultat och förbättringar inom livsmedelssäkerhet
• Möjliggöra granskning av kamerabilder (video och stillbilder) samma dag av revisorn på plats
• Möjliggöra personliga, konfidentiella intervjuer med anställda samtidigt som ett säkert fysiskt avstånd upprätthålls

Dessutom ger dessa revisionsmetoder några unika fördelar utöver traditionella inspektioner på plats, vilket gör det möjligt för våra revisorer att:

• "Spela upp" specifika bilder flera gånger för att fokusera närmare på detaljer (inte möjligt under en normal inspektion)
• Begär ytterligare video, foton eller data efter behov på plats
• Visuellt peka ut för din livsmedelssäkerhetspersonal specifika frågor av intresse, fångade på kamera för deras granskning

Vissa företag inser redan att dessa innovationer ger fördelar som har konsekvenser som går utöver den aktuella COVID-19-utmaningen, inte bara förbättrar revisionsprocessen utan direkt stöder och förstärker målen för företagets livsmedelssäkerhetsteam.

Hur skiljer sig en virtuell revision på plats från en traditionell revision på plats?
Under den virtuellt aktiverade revisionen på plats tillhandahåller SCS-revisorn en 360° sfärisk kamera till en utsedd representant för företagets livsmedelssäkerhetspersonal och upprättar en videokommunikationslänk med livestream (t.ex. Facetime) för att leda representanten i en detaljerad genomgångsinspektion i realtid. Kameran spelar in kontinuerlig video i alla riktningar, liksom stopp-action, bild för bild-bilder och GPS-koordinater, som sedan granskas av revisorn på plats.

Hur skiljer sig en virtuellt aktiverad revision på plats från en virtuellt aktiverad revision på distans?
Under den virtuellt aktiverade revisionen på plats har SCS-revisorn och företagets personalrepresentant optimal livestream-anslutning, vilket stöder styrning och kommunikation i realtid. När revisionen är klar kan de inspelade kamerabilderna granskas på plats och kompletteras efter behov. När revisionen utförs från en avlägsen plats måste kameran skickas till revisorn för granskning.

Hur säkerställer ni konfidentialitet när ni genomför personalintervjuer under virtuellt genomförda revisioner?
Konfidentialiteten vid personalintervjuer säkerställs på flera sätt. På plats kan revisorn och den anställde ha direkta intervjuer ansikte mot ansikte på ett säkert avstånd. Virtuella revisioner som genomförs via livestream kan bekräfta att de anställda är ensamma när de intervjuas. Textlinjer och andra verktyg kan ytterligare stödja intervjuprocessen.

Hur säkerställer du att din inspektion är fullständig när du genomför virtuellt aktiverade revisioner?
Ordentliga förberedelser är avgörande för att säkerställa att inspektionen genomförs på rätt sätt. Detta innebär vanligtvis granskning av dokument och register samt en planritning över anläggningen och information om processflödet. Den virtuella revisionen planeras noggrant i förväg för att säkerställa att alla väsentliga punkter av intresse utvärderas, och intervjuer med anställda och uppföljningsprocedurer slutför processen.

Erkänns virtuella revisioner som substitut för traditionella revisioner på plats?
I takt med att virtuella tekniker och protokoll börjar användas i allt större utsträckning studeras och jämförs deras många tillämpningar noggrant för att fastställa och säkerställa deras likvärdighet med standardiserade revisionsprotokoll. Även om de för närvarande inte har någon formell likvärdighetsstatus, framstår dessa tekniker snabbt som gångbara alternativ som i slutändan kan förändra hur livsmedelssäkerhetsrevisioner ser ut i framtiden. För närvarande fungerar dessa revisioner bra som interimsbedömningar, särskilt när personalens säkerhetsrutiner, produktionsvolymer och andra variabler är under förändring, samt som förhandsbedömningar.

Livsmedelssäkerhetsrevisioner på plats och på distans med hjälp av virtuella verktyg är avsedda att simulera hela upplevelsen på plats. Stegen för att genomföra dessa revisioner varierar beroende på den specifika revisionsnivå som du strävar efter. I allmänhet kan processen dock sammanfattas på följande sätt:

1. Ansök om revision
   Fyll i ett SCS-ansökningsformulär, som ger oss information om din anläggning och verksamhet. Kontakta SCS på [email protected] för att begära vägledning. SCS personal returnerar ett förslag till dig för underskrift. För att påbörja certifieringsprocessen ska du returnera ett undertecknat förslag och en arbetsorder
2. Fyll i frågeformuläret
   Lämna dokumentation och information om SOP:er, policyer, planritningar, personallistor etc. så att revisorn kan förbereda sig inför inspektionen på plats.
3. Skrivbordsgranskning
   Revisorn granskar att dokumentationen är fullständig. Vissa revisionsordningar kräver en formell skrivbordsgranskning, inklusive en redovisning av iakttagelser som bör åtgärdas innan den del av revisionen som utförs på plats genomförs.
4. Planera inspektionen på plats
   SCS utser en revisor och föreslår datum för revisionen. När detta har bekräftats tillhandahålls en revisionsplan för att säkerställa att ditt team är förberett.
5. Genomför virtuellt aktiverad inspektion
   En platsrevision genomförs för att säkerställa att din verksamhet uppfyller kraven. En representant för företagets livsmedelssäkerhetspersonal kommer att väljas ut för att bära den virtuella inspelnings- och livestreamutrustningen, under ledning av SCS-revisorn, i enlighet med revisionsplanen. Detaljerade protokoll varierar beroende på om inspektionen sköts på plats eller på distans av SCS. Beroende på revisionsplanen kan det krävas ett teammöte i början och slutet av revisionen. När inspektionen är avslutad förklarar revisorn revisionsresultaten, inklusive eventuella avvikelser.
6. Granskning av revisionsrapport
   Revisorn upprättar och överlämnar en revisionsrapport. Identifierade avvikelser måste åtgärdas och bevis på korrigering måste lämnas till SCS inom en angiven tidsram. Revisorn granskar och avslutar avvikelser efter behov. När denna process är slutförd lämnar revisorerna in en revisionsrapport.
7. Utfärda revisionsresultat
   SCS genomför en slutlig teknisk granskning av revisionsrapporten och dokumentationen av korrigerande åtgärder och utfärdar det slutliga revisionsresultatet. Slutliga revisionsresultat skickas till dig och postas, och skickas till specifika återförsäljare på begäran. För revisioner som leder till certifiering fattas ett slutligt certifieringsbeslut. Om certifiering beviljas utfärdar SCS certifikatet och slutrapporten till anläggningen/verksamheten och publicerar sina rapporter och certifikat i onlinedatabaser på begäran av köpare.