Innovationer inom livsmedelssäkerhetsrevisioner
Utökade alternativ för både fysiska och virtuella möten för att möta utmaningarna med covid-19 och framtida behov
Vad är ”Food Safety Audit Innovations”?
Livsmedelsarbetare befinner sig i frontlinjen under den globala covid-19-pandemin och ser till att vi även i dessa tider av oöverträffade utmaningar fortsatt kan äta färsk och hälsosam mat. Företag som ert står inför störningar i produktionsscheman, avbrott i leveranskedjorna, kraftiga svängningar i efterfrågan och risk för personalbrist. Mitt i dessa förändringar har behovet av sunda rutiner för livsmedelssäkerhet, uppbackade av oberoende revisioner, aldrig varit mer akut. Som svar på detta har SCS Global Services utvecklat olika alternativ för livsmedelssäkerhetsrevisioner, både på plats och på distans, för att hjälpa er att hålla ert livsmedelssäkerhetsprogram på rätt spår.
Varför välja SCS Global Services?
Sedan 1984 har SCS Global Services varit en ledande pionjär inom vetenskapligt baserad revision och certifiering av livsmedelssäkerhet. Våra förbättrade revisionsrutiner och innovativa tekniker är heltäckande och icke-inkräktande.
Dessa metoder kombinerar den senaste tekniken inom virtuell livestreaming och videoinspelning med mer än tre decenniers djupgående expertis inom revision, för att hjälpa er att säkerställa prestanda i enlighet med GMP- eller GFSI-standarderna. Våra revisionslösningar kan dessutom förbättra revisionsupplevelsen för våra kunder, både nu och i framtiden.
Behörighet
Företag som uppfyller kraven
Alla företag som bedriver livsmedelsbearbetning, förpackning eller lagring och som är intresserade av att anmäla sig till, eller redan är anslutna till, ett erkänt revisions- och certifieringsprogram för livsmedelssäkerhet kan utnyttja dessa tjänster, oavsett om de tidigare har granskats av SCS Global Services eller någon annan oberoende part.
Vi kan även granska leverantörerna i er leveranskedja, verifiera granskningar som utförts av andra, genomföra förhandsgranskningar samt utföra bristanalyser för företag som strävar mot mer komplexa certifieringsalternativ. SCS Global Services finns här för er.
- Olika typer av revisioner
- Fördelar
- Process
- Vanliga frågor
Olika typer av livsmedelssäkerhetsrevisioner
Revisionerna skräddarsys efter företagets behov, med hänsyn till gällande reserestriktioner, tillträdesbegränsningar och säker social distansering. Våra nya revisioner på plats med virtuella inslag samt revisioner som genomförs på distans med virtuella inslag är tillgängliga när traditionella revisioner på plats inte är möjliga:
- NYHET: Virtuellt stödda revisioner på plats
Revisorerna genomför virtuella ”genomgångsinspektioner” i realtid och ger löpande instruktioner till den utsedda kontaktpersonen för livsmedelssäkerhet på plats, med hjälp av livestreaming-teknik, högupplösta 360°-videokameror, GPS och andra verktyg. Att revisorerna fysiskt befinner sig på plats möjliggör optimal livestream-anslutning, granskning av kameramaterial direkt på plats, möjlighet till personliga intervjuer med personalen samt andra fördelar. Detta är tillämpligt när det är tillåtet att vistas på anläggningen men med begränsad tillgång till alla utrymmen. - NYTT: Fjärrstyrda virtuella revisioner
Dessa revisioner utnyttjar alla verktyg som används vid virtuella revisioner på plats – teknik för livestreaming av video, högupplösta 360°-videokameror, GPS och mycket mer – under ledning av revisorer från en annan plats. De omfattar även livestreamade intervjuer eller telefonintervjuer med anställda på distans, enkäter och en hotline via textmeddelanden. Dessa revisioner är lämpliga när revisorerna inte har någon tillgång alls till platsen. - Fullständiga revisioner på plats
Revisorerna följer standardiserade revisionsrutiner, inklusive platsbesök, konfidentiella personliga intervjuer med anställda, granskning av dokumentation[lb2] och mycket mer. Revisorerna bär resebevis, använder personlig skyddsutrustning och följer strikta riktlinjer för social distansering. Detta gäller när normala resor och tillträde till platsen är tillåtna och revisorernas säkerhet kan garanteras. - Dokumentgranskningar
Dokumentgranskningar genomförs vanligtvis som ett inledande steg i revisionsprocessen eller som ett sätt att förkorta efterföljande virtuella revisioner eller revisioner på plats. Dokumentgranskningar kan också genomföras när granskning av dokumentation på distans och intervjuer på distans är tillräckliga för att uppfylla programmets behov. Lämpligt som ett inledande steg eller när enbart dokumentgranskningar krävs.
Våra nya, virtuellt genomförda revisioner – både på plats och på distans – ger jämförbara och tillförlitliga bedömningar och resultat i en tid då tillgången till anläggningarna är begränsad. Fördelarna inkluderar:
Täcker alla aspekter som ingår i traditionella 1-dagars (t.ex. GMP-nivå) och 2-dagars (t.ex. GFSI-[lb1]-nivå) revisioner på plats, inklusive efterlevnad av administrativa rutiner och policyer, identifiering och granskning av korrigerande åtgärder samt säkerhet och personalens säkerhet för en fullständig revision
- Med hjälp av högupplöst 360°-sfärisk kamerateknik som möjliggör både kontinuerlig videoinspelning och stillbildsvisning bildruta för bildruta, samt videokommunikation via livestream och fjärrövervakning via video
- Möjliggör tidsstämpling av granskningen samt GPS-koordinater för validering
- Optimera anslutningen för livestreaming när man befinner sig på plats tack vare den nära avståndet (t.ex. via en Wi-Fi-förstärkare)
- Genom att arbeta i nära samarbete med er personal som ansvarar för livsmedelssäkerheten på plats kan vår revisor dra nytta av deras expertis i realtid och stärka deras interna roll när det gäller att driva på utvecklingen och förbättringarna inom livsmedelssäkerheten
- Möjliggör granskning av kamerafilmer (video och stillbilder) samma dag av revisorn på plats
- Att möjliggöra personliga, konfidentiella samtal med medarbetarna samtidigt som ett säkert fysiskt avstånd upprätthålls
Dessutom erbjuder dessa revisionsmetoder vissa unika och utökade fördelar jämfört med traditionella inspektioner på plats, vilket gör det möjligt för våra revisorer att:
- ”Spela upp” specifika filmklipp flera gånger för att granska detaljerna noggrannare (vilket inte är möjligt vid en vanlig inspektion)
- Begär ytterligare videomaterial, foton eller data efter behov direkt på plats
- Peka ut specifika saker av intresse för din livsmedelssäkerhetspersonal – som har fångats på bild – så att de kan granska dem
Vissa företag har redan insett att dessa innovationer medför fördelar som sträcker sig bortom den aktuella utmaningen med covid-19 – de förbättrar inte bara revisionsprocessen utan stöder och stärker också direkt målen för företagets livsmedelssäkerhetsteam.
Livsmedelssäkerhetsrevisioner som genomförs virtuellt, både på plats och på distans, är avsedda att efterlikna den fullständiga upplevelsen vid en revision på plats. Stegen för att genomföra dessa revisioner varierar beroende på vilken specifik revisionsnivå ni strävar efter. Generellt sett kan processen dock sammanfattas enligt följande:
- Ansök om revision enligt ”
”. Fyll i ansökningsformuläret ” SCS Global Services ”, där du anger uppgifter om din anläggning och verksamhet. Kontakta SCS Global Services på [email protected] för att få hjälp. Personal från ” SCS Global Services ” skickar ett förslag till dig för underskrift. För att inleda certifieringsprocessen ska du skicka tillbaka det undertecknade förslaget och arbetsordern. - Fyll i frågeformuläret
. Lämna in dokumentation och information om standardrutiner (SOP), riktlinjer, planritningar, personalförteckningar m.m. som revisorn kan använda vid förberedelserna inför platsbesöket. - Dokumentgranskning
Revisorn genomför en granskning av dokumentationen för att kontrollera att den är fullständig. Vissa revisionssystem kräver en formell dokumentgranskning, vilket innefattar att man identifierar brister som bör åtgärdas innan den fysiska delen av revisionen genomförs. - Boka in platsbesiktningen
SCS Global Services utser en revisor och föreslår datum för revisionen. När dessa har bekräftats tillhandahålls en revisionsplan för att säkerställa att ert team är förberett. - Genomför en virtuell inspektion
En platsrevision genomförs för att säkerställa att er verksamhet uppfyller kraven. En representant för företagets livsmedelssäkerhetspersonal utses för att hantera utrustningen för virtuell inspelning och livestreaming, enligt anvisningar från SCS Global Services -revisorn och i enlighet med revisionsplanen. De detaljerade rutinerna varierar beroende på om inspektionen sköts på plats eller på distans av SCS Global Services. Beroende på revisionsupplägget kan ett teammöte krävas i början och slutet av revisionen. Vid inspektionens slut kommer revisorn att redogöra för revisionsresultaten, inklusive eventuella avvikelser. - Granskning av revisionsrapport
Revisorn upprättar och lämnar in en revisionsrapport. De brister som konstaterats måste åtgärdas och bevis på att åtgärderna vidtagits måste skickas till SCS Global Services inom en angiven tidsfrist. Revisorn granskar och avslutar bristerna enligt kraven. När denna process är avslutad lämnar revisorerna in en revisionsrapport. - Utfärdande av revisionsbetyg
SCS Global Services genomför en slutlig teknisk granskning av revisionsrapporten och dokumentationen över korrigerande åtgärder och fastställer det slutliga revisionsbetyget. De slutliga revisionsresultaten skickas till dig och publiceras, samt skickas till specifika återförsäljare enligt önskemål. För revisionsprogram som leder till certifiering fattas ett slutligt certifieringsbeslut. Om certifiering beviljas utfärdar SCS Global Services certifikatet och slutrapporten till anläggningen/verksamheten och lägger upp rapporterna och certifikaten i onlinedatabaser när köpare begär detta.
Hur skiljer sig en virtuell revision på plats från en traditionell revision på plats?
Under den virtuella revisionen på plats överlämnar revisorn från SCS Global Services en 360°-sfärisk kamera till en utsedd representant för företagets livsmedelssäkerhetspersonal och upprättar en livestreamad videokommunikationslänk (t.ex. FaceTime) för att i realtid vägleda representanten genom en detaljerad rundgångsinspektion. Kameran spelar in kontinuerlig video i alla riktningar samt stillbilder, bildruta för bildruta, och GPS-koordinater, vilket sedan granskas av revisorn på plats.
Hur skiljer sig en virtuell revision på plats från en virtuell revision på distans?
Under den virtuella revisionen på plats har revisorn från SCS Global Services och företagets personalrepresentant tillgång till optimal livestream-anslutning, vilket möjliggör vägledning och kommunikation i realtid. När revisionen är avslutad kan de inspelade kamerabilderna granskas på plats och kompletteras vid behov. När revisionen genomförs på distans måste kameran skickas till revisorn för granskning.
Hur säkerställer man sekretessen när man genomför intervjuer med personalen i samband med revisioner som genomförs virtuellt?
Sekretessen vid intervjuer med personalen säkerställs på flera sätt. När revisorn befinner sig på plats kan revisorn och den anställde genomföra intervjuer ansikte mot ansikte med säkert avstånd. Vid virtuella revisioner som genomförs via livestream kan man kontrollera att de anställda är ensamma när de intervjuas. Textbaserade hjälplinjer och andra verktyg kan ytterligare underlätta intervjuprocessen.
Hur säkerställer man att inspektionen blir fullständig när man genomför revisioner på distans?
En ordentlig förberedelse är avgörande för att säkerställa att inspektionen genomförs på rätt sätt. Detta innebär vanligtvis en genomgång av dokument och register, samt en planritning över anläggningen och information om processflödet. Den virtuella revisionen planeras noggrant i förväg för att säkerställa att alla väsentliga punkter granskas, och processen avslutas med intervjuer med personalen och uppföljningsåtgärder.
Anses revisioner som genomförs virtuellt vara fullgoda ersättare för traditionella revisioner på plats?
I takt med att virtuella tekniker och protokoll används i allt större utsträckning undersöks och jämförs deras många tillämpningar noggrant för att fastställa och säkerställa att de är likvärdiga med standardiserade revisionsprotokoll. Även om dessa tekniker för närvarande inte har beviljats formell likvärdighetsstatus, framträder de snabbt som genomförbara alternativ som i slutändan kan komma att förändra livsmedelssäkerhetsrevisionerna i framtiden. För närvarande fungerar dessa revisioner väl som interimistiska bedömningar, särskilt eftersom säkerhetsrutiner för personalen, produktionsvolymer och andra variabler är i ständig förändring, samt som förhandsbedömningar.
Begär information
Är du redo att sätta igång eller vill du ha mer information? Kontakta oss.
