Har din livsmedelssäkerhetsrevisor rätt kompetens?

Författare: Heena Patel, teknisk direktör för livsmedelssäkerhet

Livsmedelssäkerhet är en stor utmaning för alla företag som producerar, hanterar eller säljer livsmedel. En enda incident kan orsaka ett företag – och ibland en hel bransch – allvarliga skador på anseendet och störningar i verksamheten. Tänk på Chipotle i USA, eller MacDonalds och KFC i Kina. Ringverkningarna av en livsmedelssäkerhetsskandal kan vara enorma. Listerioseskandalen 2011 spårades till en enda producent i Colorado, men skadade hela den amerikanska melonbranschen. Spenat-, sallads- och tomatbranscherna har drabbats av liknande öde under de senaste åren.

Att kunna visa att man uppfyller standarderna för livsmedelssäkerhet är numera ett måste i hela livsmedelskedjan – det är en självklarhet i branschen. Reviderbara certifieringsstandarder riktade mot jordbruk, anläggningar och återförsäljare – såsom de som administreras av SQF, GLOBALG.A.P, BRC, ISO 22000, FSC 22000, Harmonized Good Agricultural Practice (GAP) och Good Manufacturing Practices (GMP) – ger alla vägledning för att hjälpa företag och kunder att undvika livsmedelssäkerhetskriser.

Om man gräver lite djupare upptäcker man dock en avgörande faktor som ofta förbises – nämligen revisorns kompetens. I slutändan är det revisorn som har ansvaret för att tolka standardens syfte vid bedömningen av gården eller anläggningen. Det är som skillnaden mellan en duktig kock och en mästerkock – det handlar inte bara om att följa receptet, utan om att granska processen med ett kritiskt öga, en kombination av sakkunskap och instinkt.

Här är det erfarenheten som räknas

Det säger sig självt att de bästa revisorerna inom livsmedelssäkerhet är de som har stor erfarenhet inom området. Erfarna revisorer får tidigt en uppfattning om huruvida ledningen tar revisionen på allvar, vilka teammedlemmar som är bäst förberedda och till och med hur smidigt själva revisionen sannolikt kommer att förlöpa. De lägger märke till bristande uppmärksamhet. Lagarbete är avgörande, liksom kompetens och ledarskapsförmåga. Erfarna revisorer inser att bara för att en person har utsetts till direktör för livsmedelssäkerhet eller något liknande, är denna titel i sig inte nödvändigtvis ett tecken på kvalifikationer eller förmåga att genomföra och upprätthålla de strikta åtgärder som krävs för att minska riskerna.

Professionella revisorer och revisionsbyråer vet att det inte finns några riktiga genvägar. Man måste avsätta tillräckligt med tid för att revisionen ska bli grundlig. Bristande noggrannhet – något jag kallar ”fly-by”-revisioner – kan visserligen spara pengar för ett företag på kort sikt, men är kortsiktigt och kan lätt leda till att revisorerna förbiser viktiga detaljer, vilket i sin tur medför ökade risker. De bästa revisorerna är nyfikna och har en talang för att gräva djupare i detaljerna.

Samarbete och ömsesidig respekt är avgörande i relationen mellan revisor och kund. Det viktigaste för revisorn är att upprätthålla integriteten utan att äventyra oberoendet. Det innebär att man inte får bli för nära kunderna. Det innebär att man måste ställa mycket raka, ibland obekväma frågor. Jag är stolt över att SCS Global Services alltid har lagt tonvikten på att göra jobbet rätt.

Förvänta dig det oväntade

Att upptäcka och täppa till potentiella hål för att minska risken för livsmedelssäkerhet är kärnan i revisorns jobb. Här är tre exempel på upptäckter som kunden inte hade förväntat sig.

1. Upptäckt av en allergen som inte anges på förpackningen - Denna upptäckt ledde till ett tillfälligt produktionsstopp och en frivillig återkallelse av produkten. Den återkallade produkten förstördes och produktetiketterna uppdaterades så att allergenet framgick. Kunden insåg att kostnaden för återkallelse och ommärkning var mycket lägre än den potentiella kostnaden för varumärkets anseende och försäljning om allergenet inte hade upptäckts.
2. Problem med själva anläggningen – En erfaren revisor upptäcker byggnadselement – såsom tak, väggar, golv och inredning – som inte uppfyller kraven på livsmedelssäkerhet på grund av materialens genomsläpplighet eller olämplighet, eller bristfälligt underhåll. I detta fall ledde revisorns iakttagelser till att företaget investerade i nödvändiga byggnadsförbättringar för att minska risken.
3. Otillräckligt utbildade medarbetare – Teamet hade inte fått tillräcklig utbildning för att kunna upptäcka och bedöma livsmedelssäkerhetsproblem och kunde därför inte hantera företagets livsmedelssäkerhetsprogram på ett effektivt sätt. Mot bakgrund av detta revisionsresultat involverades den högsta ledningen på nytt, och livsmedelssäkerhetsteamet genomgick ytterligare utbildning.

Andra exempel på vanliga "lösningar" som följer av effektiva revisioner av livsmedelssäkerheten är separering av lagrings- och produktionsområden, effektivisering av produktionsflöden för att minimera risken för oavsiktlig kontaminering och omdirigering av personalflöden för att minimera risken för återkontaminering.

Förberedelser inför revisionen

Företag som granskas förlitar sig ofta alltför mycket på att revisorerna ska få dem på rätt spår. De smartaste företagen gör sitt bästa för att sätta sig in i revisorns roll långt innan revisorn anländer. Som förberedelse inför granskningen tjänar ni era intressen bäst genom att: 1) sätta er in i certifieringsprogrammets krav; 2) gå igenom granskningschecklistan; och 3) genomföra egna interna granskningar innan revisorn anländer, och då vara så strikta som möjligt. Kom ihåg att resultaten kan delas in i fyra kategorier: kritiska avvikelser (automatiskt underkännande), större avvikelser, mindre avvikelser och förbättringsmöjligheter. Antalet och andelen större och mindre avvikelser som måste åtgärdas före certifieringen varierar beroende på program, och förbättringsmöjligheter kan med tiden bli avvikelser.

Revisorns rapport är inte slutet på processen. Revisionsrapporterna genomgår en teknisk granskning, och det slutgiltiga beslutet om huruvida ett intyg ska utfärdas eller inte fattas inte av revisorn. Men som ni ser kan valet av revisor och revisionsbyrå ha en avgörande betydelse för ert företags program för livsmedelssäkerhet.

Heena Patel är teknisk chef för livsmedelssäkerhet SCS Global Servicesavdelning för livsmedel och jordbruk och utnämndes till Årets SQF-revisor 2015. Hennes expertis inom livsmedelssäkerhetsrevision och certifiering omfattar SQF, BRC, HACCP, GMP, gårdsrevisioner, ekologisk produktion, etisk inköp, livsmedelssäkerhet och kvalitet, och hon är en erfaren utbildare inom livsmedelssäkerhet. Heena har tre kandidatexamina i livsmedelsmikrobiologi, cellbiologi och biokemi från University of Auckland i Nya Zeeland.

För frågor eller synpunkter: Kontakta oss idag.