Har din livsmedelssäkerhetsrevisor rätt kompetens?

Författare: Heena Patel, teknisk direktör för livsmedelssäkerhet

Livsmedelssäkerhet är en tung börda för alla företag som producerar, hanterar eller säljer livsmedel. En enda incident kan kosta ett företag, och ibland en hel bransch, allvarliga skador på anseendet och störningar i verksamheten. Tänk på Chipotle i USA eller MacDonalds och KFC i Kina. Följdeffekterna av ett larm om livsmedelssäkerhet kan vara enorma. Listeriosskandalen 2011 kunde spåras till en enda producent i Colorado, men skadade hela den amerikanska cantaloupebranschen. Liknande öden har drabbat spenat-, sallads- och tomatindustrin under de senaste åren.

Påvisad överensstämmelse med standarder för livsmedelssäkerhet är nu en självklarhet i hela livsmedelskedjan, ett faktum för att göra affärer. Granskningsbara certifieringsstandarder som riktar sig till gårdar, anläggningar och återförsäljare - som de som administreras av SQF, GLOBALG.A.P, BRC, ISO 22000, FSC 22000, Harmonized Good Agricultural Practice (GAP) och Good Manufacturing Practices (GMP ) - ger alla vägledning för att hjälpa företag och kunder att undvika livsmedelssäkerhetskriser.

Men om man gräver lite djupare upptäcker man en nyckelfaktor som ofta förbises - nämligen revisorns kompetens. I slutändan är det upp till revisorn att tolka standardens avsikt under bedömningen av gården eller anläggningen. Det är som skillnaden mellan en bra kock och en stor kock - det handlar inte bara om att följa receptet, utan om att ha ett kritiskt öga på processen, en kombination av expertis och instinkt.

Här är det erfarenheten som räknas

Det säger sig självt att de bästa revisorerna inom livsmedelssäkerhet är de som har lång erfarenhet inom området. Erfarna revisorer kan tidigt läsa av om den högsta ledningen tar revisionen på allvar, vilka teammedlemmar som är bäst förberedda och till och med hur smidigt själva revisionen kommer att gå. De uppmärksammar bristen på uppmärksamhet. Teamarbete är avgörande, liksom kompetens och förmåga att leda. Erfarna revisorer vet att bara för att en person har utsetts till Director of Food Safety eller liknande, så är det inte säkert att denna titel i sig är ett tecken på kvalifikationer eller förmåga att genomföra och upprätthålla de rigorösa åtgärder som krävs för att minska riskerna.

Professionella revisorer och revisionsbyråer vet att det inte finns några riktiga genvägar. Tillräckligt med tid måste ägnas åt revisionen för att den ska bli grundlig. Bristande noggrannhet - det jag kallar "fly-by"-revisioner - kan spara pengar åt ett företag på kort sikt, men är kortsiktigt och kan lätt leda till att revisorerna förbiser viktiga detaljer, vilket leder till ökad risk. De bästa revisorerna är nyfikna och har en förmåga att gräva ner sig i detaljerna.

Samarbete och ömsesidig respekt är avgörande i relationen mellan revisorn och klienten. Nyckeln för revisorn är att upprätthålla integritet utan att kompromissa med oberoendet. Detta innebär att inte bli för mysig med kunderna. Det innebär att ställa mycket direkta, ibland obekväma frågor. Jag är stolt över att SCS Global Services alltid har lagt tonvikten på att göra jobbet rätt.

Förvänta dig det oväntade

Att upptäcka och täppa till potentiella hål för att minska risken för livsmedelssäkerhet är kärnan i revisorns jobb. Här är tre exempel på upptäckter som kunden inte hade förväntat sig.

1. Upptäckt av en allergen som inte anges på förpackningen - Denna upptäckt ledde till ett tillfälligt produktionsstopp och en frivillig återkallelse av produkten. Den återkallade produkten förstördes och produktetiketterna uppdaterades så att allergenet framgick. Kunden insåg att kostnaden för återkallelse och ommärkning var mycket lägre än den potentiella kostnaden för varumärkets anseende och försäljning om allergenet inte hade upptäckts.
2. Problem med själva anläggningen - En kunnig revisor upptäcker byggnadsstrukturer - som tak, väggar, golv och inventarier - som inte uppfyller kraven på livsmedelssäkerhet på grund av materialgenomsläpplighet eller inkompatibilitet, eller dåligt underhåll. I det här fallet ledde revisorns upptäckter till att företaget investerade i nödvändiga uppgraderingar av byggnaden för att minska riskerna.
3. Otillräckligt utbildade teammedlemmar - Teamet var inte tillräckligt utbildat för att känna igen och bedöma livsmedelssäkerhetsfrågor och kunde därför inte effektivt hantera företagets livsmedelssäkerhetsprogram. Baserat på detta revisionsresultat engagerades den högsta ledningen på nytt och livsmedelssäkerhetsteamet genomgick ytterligare utbildning.

Andra exempel på vanliga "lösningar" som följer av effektiva revisioner av livsmedelssäkerheten är separering av lagrings- och produktionsområden, effektivisering av produktionsflöden för att minimera risken för oavsiktlig kontaminering och omdirigering av personalflöden för att minimera risken för återkontaminering.

Förberedelser inför revisionen

Företag som blir granskade förlitar sig ofta för mycket på att revisorerna ska få dem på rätt spår. De smartaste företagen gör sitt bästa för att ta på sig revisorshatten långt innan revisorn kommer. Som förberedelse inför revisionen tjänar du dina intressen bäst genom att 1) bekanta dig med kraven i certifieringsprogrammet, 2) gå igenom checklistan för revisionen och 3) genomföra egna interna revisioner innan revisorn anländer och vara så strikt som möjligt. Kom ihåg att det finns fyra olika typer av resultat: kritiska avvikelser (automatiskt misslyckande), större avvikelser, mindre avvikelser och förbättringsmöjligheter. Antalet och andelen större och mindre avvikelser som måste åtgärdas före certifieringen varierar från program till program, och förbättringsmöjligheter kan med tiden bli avvikelser.

Revisorns rapport är inte slutet på linjen. Revisionsrapporterna genomgår en teknisk granskning och det är inte revisorn som fattar det slutgiltiga beslutet om huruvida ett certifikat ska utfärdas eller inte. Men som du kan se kan ditt val av revisor och revisionsföretag göra en enorm skillnad för ditt företags program för livsmedelssäkerhet.

Heena Patel är Technical Director, Food Safety för SCS Global ServicesFood and Agriculture Division, och utsågs till årets SQF-revisor 2015. Hennes expertis inom revision och certifiering av livsmedelssäkerhet omfattar SQF, BRC, HACCP, GMP, gårdsrevisioner, ekologiskt, etiskt inköp, livsmedelssäkerhet och kvalitet, och hon är en erfaren utbildare inom livsmedelssäkerhet. Heena har en tredelad kandidatexamen i livsmedelsmikrobiologi, cellbiologi och biokemi från University of Auckland i Nya Zeeland.

För förfrågningar eller kommentarer: Kontakta oss idag.